Cette politique de confidentialité explique comment Half5 (« nous », « notre », « nos ») collecte, utilise et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre application de suivi du temps et de facturation : l'application web, l'application de bureau et les applications pour iOS et Android.
Half5
Numéro KvK : 56845367
Adresse : Nijverheidsweg 1A, 4695RC Sint-Maartensdijk Pays-Bas
E-mail : support@half5.nl
Nous sommes responsable du traitement pour votre propre compte, notre abonnement et notre site web. Pour les données qu'une organisation saisit dans Half5 sur ses collaborateurs et ses clients, comme les heures, les trajets et les factures, cette organisation est responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant.
Nous collectons les catégories suivantes de données personnelles :
Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :
Nous traitons vos données personnelles sur la base de :
La chronologie personnelle vous aide à vous souvenir de ce sur quoi vous avez travaillé. Une source ne fonctionne que si vous utilisez l'application correspondante et, lorsque votre appareil le demande, lui en donnez l'autorisation. Ces données sont chiffrées sur votre appareil avant d'être synchronisées avec vos autres appareils. Pour la chronologie, notre serveur ne stocke que les données chiffrées et ne peut pas en lire le contenu. La seule exception concerne les brouillons décrits au point 5.2, si vous activez l'enregistrement automatique. Il voit en revanche des informations techniques, comme l'appareil d'origine, le moment et le volume. Votre employeur et vos collègues ne voient pas votre chronologie personnelle. Les données ne deviennent professionnelles que lorsque vous en faites vous-même des heures ou des trajets, ou lorsque vous confirmez un trajet ou une visite reconnus automatiquement, comme décrit au point 5.2.
Si vous utilisez l'application de bureau, elle peut enregistrer les programmes que vous utilisez, avec les titres de fenêtres, les pages web, les fichiers modifiés et les commits git. Vous pouvez exclure des programmes dans les paramètres.
Si vous activez la localisation ou l'enregistrement automatique des trajets, l'application Half5 sur votre téléphone utilise votre position, y compris en arrière-plan lorsque vous l'autorisez sur votre téléphone (« Toujours »). C'est ainsi que l'application reconnaît les visites et les trajets. L'historique brut de localisation reste chiffré comme décrit ci-dessus. L'application recherche les adresses via le service de localisation du système d'exploitation de votre téléphone (Apple ou Google) ; pour cela, votre téléphone envoie des coordonnées à ce service.
L'enregistrement automatique s'active séparément. Si vous activez l'enregistrement automatique des trajets, l'application envoie chaque trajet reconnu à notre serveur sous forme de brouillon : adresse de départ et d'arrivée (ou coordonnées si vous désactivez la recherche des noms de lieux), heure de départ et d'arrivée, distance, véhicule avec immatriculation, relevé du compteur et motif. Si vous activez le brouillon automatique pour un lieu enregistré, l'application envoie une visite à cet endroit à notre serveur sous forme d'heure : le client, le projet et l'activité associés, une description, ainsi que l'heure de début et de fin. Ces brouillons ne sont pas chiffrés de bout en bout, afin que vous puissiez les confirmer et les traiter dans Half5 ; nous pouvons donc les consulter, comme vos autres heures et trajets. Vous seul voyez un trajet reconnu ou une heure issue d'une visite jusqu'à ce que vous le confirmiez. Ce n'est qu'ensuite que votre organisation le voit, comme vos autres heures et trajets.
Un trajet que vous enregistrez ou confirmez devient un enregistrement professionnel : véhicule, immatriculation, adresse de départ et d'arrivée, horaires, distance, relevé du compteur et motif sont stockés sur notre serveur. Votre organisation peut voir et approuver ce trajet, comme les heures. Vous pouvez désactiver la localisation à tout moment dans l'application ou dans les réglages de votre téléphone.
Si vous connectez les appels, l'application Half5 Call Sync sur Android lit, après votre autorisation, l'intégralité du journal d'appels de votre téléphone, y compris les appels antérieurs à la connexion et les appels privés. Sur iOS, cela concerne les appels que vous passez via le clavier Half5. Pour chaque appel, il s'agit du numéro de téléphone, du nom du contact si votre téléphone le connaît, du type d'appel (par exemple entrant, sortant ou manqué), de l'heure et de la durée. Le contenu des appels n'est jamais enregistré. Ces données sont chiffrées sur votre téléphone avant d'être synchronisées ; notre serveur ne peut pas les lire.
Certaines fonctions utilisent des services d'IA de tiers. Ces prestataires traitent les données sur nos instructions, pour produire la réponse demandée. Nous n'envoyons que les données nécessaires à la fonction. Votre chronologie personnelle n'est incluse que lorsque vous demandez vous-même une description d'heures, comme décrit ci-dessous.
Conservation par les prestataires d'IA : la durée pendant laquelle ces prestataires conservent les requêtes et les réponses, et l'usage qu'ils peuvent en faire, sont fixés par leurs conditions d'utilisation professionnelle de l'API.
Conservation par Half5 : nous supprimons les conversations avec l'assistant d'aide 180 jours après la dernière activité. Vous pouvez supprimer vos propres conversations plus tôt, et elles sont supprimées lorsque votre compte ou votre organisation est supprimé. Si vous transmettez une conversation à notre support, nous envoyons par e-mail le résumé que vous approuvez et la conversation à notre équipe support, et la conservons comme demande de support.
Désactivation : les fonctions d'IA pour les descriptions d'heures et les résumés ne fonctionnent que lorsque quelqu'un les demande. Les administrateurs d'une organisation peuvent désactiver l'assistant d'aide pour toute l'organisation dans les paramètres ; plus aucune question n'est alors envoyée à Anthropic. La couleur de marque d'un client est recherchée automatiquement. Si vous choisissez vous-même une couleur pour un client, plus rien n'est recherché pour ce client.
Nous ne partageons vos données personnelles que dans les cas suivants :
Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
Ces prestataires (sous-traitants ultérieurs) traitent des données sur nos instructions :
Une liste à jour est disponible sur www.half5.nl/en/subprocessors.
Nous stockons vos données au sein de l'Espace économique européen (EEE). Certains prestataires, dont Stripe, Sentry et les prestataires d'IA de la section 6, peuvent également traiter des données hors de l'EEE, principalement aux États-Unis. Pour ces transferts, nous utilisons les garanties prévues par le RGPD, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur ces garanties en écrivant à support@half5.nl.
Nous conservons vos données personnelles :
Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à support@half5.nl. Si votre demande concerne des données que votre employeur gère dans Half5, nous la traitons avec votre employeur.
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou modification.
Notre application utilise des cookies fonctionnels nécessaires au fonctionnement du service. Pour les autres cookies, nous demandons votre consentement.
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des modifications importantes par e-mail ou via notre application.
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :
E-mail : support@half5.nl
Adresse : Nijverheidsweg 1A, 4695RC Sint-Maartensdijk Pays-Bas
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).