Privacyverklaring Half5

Deze privacyverklaring legt uit hoe Half5 ("wij", "ons", "onze") uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u onze tijdregistratie- en facturatietoepassing gebruikt: de webapp, de desktop-app en de apps voor iOS en Android.

1. Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Half5
KvK nummer: 56845367
Adres: Nijverheidsweg 1A, 4695RC Sint-Maartensdijk Netherlands
E-mail: support@half5.nl

Voor uw eigen account, ons abonnement en onze website zijn wij verantwoordelijk. Voor de gegevens die een organisatie in Half5 invoert over haar medewerkers en klanten, zoals uren, ritten en facturen, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen de volgende categorieën van persoonlijke gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer
• Tijdregistratiegegevens: geregistreerde uren, projectbeschrijvingen, activiteiten
• Klantgegevens: namen en contactgegevens van uw klanten
• Facturatiegegevens: factuurnummers, bedragen, betalingsstatus
• Ritgegevens: geregistreerde ritten met voertuig, kenteken, vertrek- en aankomstadres, afstand, tellerstand en doel
• Persoonlijke tijdlijn: computeractiviteit, locatie en gespreksgegevens, zoals beschreven in paragraaf 5
• Gegevens voor AI-functies: de tekst die u naar een AI-functie stuurt en de context die daarbij nodig is, zoals beschreven in paragraaf 6
• Betaalgegevens: gegevens over uw abonnement en betalingen, verwerkt via Stripe
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, foutmeldingen

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het verlenen van onze tijdregistratie-, ritregistratie- en facturatiediensten
• Het beheren van uw account en abonnement
• Het verwerken van betalingen
• Het bieden van klantenservice en technische ondersteuning
• Het aanbieden van AI-functies: het opstellen of verbeteren van urenomschrijvingen, het samenvatten van urencontroles en het beantwoorden van vragen over het gebruik van Half5
• Het opsporen en oplossen van fouten
• Het verbeteren van onze diensten
• Het naleven van wettelijke verplichtingen

4. Rechtmatige grondslag

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van:

• Overeenkomst: voor het leveren van onze diensten, inclusief de functies waar u zelf om vraagt
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze diensten, foutopsporing, beveiliging en goede ondersteuning
• Wettelijke verplichting: voor het naleven van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Toestemming: voor locatie- en gespreksgegevens op uw telefoon, die u via de toestemmingen van uw besturingssysteem geeft en weer kunt intrekken, en voor marketingcommunicatie (waar van toepassing)

5. Persoonlijke tijdlijn: computer, locatie en gesprekken

De persoonlijke tijdlijn helpt u te onthouden waar u aan gewerkt heeft. Een bron werkt alleen als u de bijbehorende app gebruikt en, waar uw apparaat dat vraagt, daar toestemming voor geeft. Deze gegevens worden op uw apparaat versleuteld voordat ze worden gesynchroniseerd met uw eigen andere apparaten. Van de tijdlijn slaat onze server alleen de versleutelde gegevens op en kan hij de inhoud niet lezen. De enige uitzondering zijn de concepten uit paragraaf 5.2, als u automatische registratie aanzet. Wel ziet onze server technische gegevens, zoals van welk apparaat iets komt, wanneer en hoeveel. Uw werkgever en collega's zien uw persoonlijke tijdlijn niet. Gegevens worden pas zakelijk zichtbaar wanneer u er zelf uren of ritten van maakt, of wanneer u een automatisch herkende rit of bezoek bevestigt, zoals beschreven in paragraaf 5.2.

5.1 Computeractiviteit

Als u de desktop-app gebruikt, kan die bijhouden welke programma's u gebruikt, met venstertitels, webpagina's, gewijzigde bestanden en git-commits. U kunt programma's uitsluiten in de instellingen.

5.2 Locatie en ritten

Als u locatie of automatische ritregistratie aanzet, gebruikt de Half5-app op uw telefoon uw locatie, ook op de achtergrond wanneer u daar via uw telefoon toestemming voor geeft ("Altijd"). Zo herkent de app bezoeken en ritten. De ruwe locatiegeschiedenis blijft versleuteld zoals hierboven beschreven. Adressen bij een locatie zoekt de app op via de locatiedienst van het besturingssysteem van uw telefoon (Apple of Google); daarvoor stuurt uw telefoon coördinaten naar die dienst.

Automatische registratie zet u apart aan. Zet u automatische ritregistratie aan, dan stuurt de app elke herkende rit als concept naar onze server: vertrek- en aankomstadres (of coördinaten als u het opzoeken van plaatsnamen uitzet), vertrek- en aankomsttijd, afstand, voertuig met kenteken, tellerstand en doel. Zet u bij een opgeslagen locatie automatisch concept aan, dan stuurt de app een bezoek daar als uur naar onze server: de gekoppelde klant, het project en de activiteit, een omschrijving en de begin- en eindtijd. Deze concepten zijn niet end-to-end versleuteld, zodat u ze in Half5 kunt bevestigen en verwerken; wij kunnen ze dus inzien, net als uw andere uren en ritten. Een herkende rit of een uur uit een bezoek ziet alleen u, totdat u het bevestigt. Pas daarna ziet uw organisatie het, net als uw andere uren en ritten.

Een rit die u registreert of bevestigt, wordt een zakelijke registratie: voertuig, kenteken, vertrek- en aankomstadres, tijden, afstand, tellerstand en doel worden op onze server opgeslagen. Uw organisatie kan die rit zien en goedkeuren, net als uren. U kunt locatie altijd uitzetten in de app of in de instellingen van uw telefoon.

5.3 Gesprekken

Als u gesprekken koppelt, leest de app Half5 Call Sync op Android na uw toestemming het volledige belregister van uw telefoon, ook gesprekken van vóór het koppelen en privégesprekken. Op iOS gaat het om gesprekken die u via de Half5-kiezer voert. Per gesprek gaat het om het telefoonnummer, de naam van het contact als uw telefoon die kent, het soort gesprek (zoals inkomend, uitgaand of gemist), het tijdstip en de duur. De inhoud van gesprekken wordt nooit opgenomen. Deze gegevens worden op uw telefoon versleuteld voordat ze worden gesynchroniseerd; onze server kan ze niet lezen.

6. AI-functies

Voor een aantal functies gebruiken wij AI-diensten van derden. Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht om het gevraagde antwoord te maken. Wij sturen alleen de gegevens mee die voor die functie nodig zijn. Uw persoonlijke tijdlijn gaat alleen mee als u zelf om een urenomschrijving vraagt, zoals hieronder beschreven.

• Google (Gemini API)
  Doel: een urenomschrijving opstellen of verbeteren wanneer u op de AI-knop drukt; omschrijvingsvoorstellen voor openstaande uren op het goedkeuringsscherm; een korte samenvatting van een urencontrole voor managers; de huisstijlkleur van een klant vinden wanneer die wordt toegevoegd of een andere naam krijgt, en eenmalig voor bestaande klanten in een nachtelijke ronde.
  Gegevens: naam van de klant (bedrijfsnaam of naam van de contactpersoon), project, activiteit, duur in minuten en de huidige omschrijving. Bij de AI-knop ook de activiteit uit uw tijdlijn in die periode, als die er is: programmanamen, venster- en paginatitels met de bestede tijd, en de eerste regel van git-commits. Voor de samenvatting van een urencontrole alleen aantallen en de periode, zonder namen of omschrijvingen. Namen van medewerkers, e-mailadressen en bedragen worden niet verstuurd. Voor de huisstijlkleur van een klant alleen de bedrijfsnaam, het webadres dat uit het e-mailadres van de klant volgt en de plaats; Gemini zoekt die kleur op met Google Search. Half5 kijkt eerst zelf naar het pictogram op de website van de klant en vraagt Gemini alleen als dat geen kleur oplevert. Voor een particuliere klant zonder bedrijfsnaam wordt geen naam verstuurd.
• OpenAI
  Doel: reservedienst voor dezelfde functies als hierboven, wanneer Google geen antwoord geeft.
  Gegevens: dezelfde gegevens als hierboven. Wij vragen OpenAI om verzoeken niet als gesprek op te slaan.
• Anthropic (Claude)
  Doel: de hulpassistent in de app, die vragen over het gebruik van Half5 beantwoordt. De assistent is onderdeel van een betaald abonnement. Anthropic wordt voor niets anders gebruikt.
  Gegevens: uw vraag en het eerdere gesprek; het scherm waarop u zich bevindt, met de gekozen datum en een eventuele foutmelding (zonder e-mailadressen en sleutels); de status van uw apparaat, zoals platform, locatietoestemming en laatste synchronisatie; uw rol, app-versie, taal en abonnementsstatus; de namen van de beheerders van uw organisatie, zodat de assistent u naar de juiste persoon kan verwijzen; de namen van gekoppelde koppelingen; en de naam en het belastingregime van uw eigen voertuigen. Bedragen, de naam van uw organisatie en uw eigen naam worden niet verstuurd. Deel in de assistent geen wachtwoorden of klantgegevens.

Bewaren door de AI-dienstverleners: hoe lang deze partijen verzoeken en antwoorden bewaren en waarvoor zij die mogen gebruiken, staat in hun voorwaarden voor zakelijk API-gebruik.

Bewaren door Half5: gesprekken met de hulpassistent verwijderen wij 180 dagen na de laatste activiteit. U kunt uw eigen gesprekken eerder verwijderen, en ze worden verwijderd wanneer uw account of organisatie wordt verwijderd. Als u een gesprek doorzet naar onze support, sturen wij de samenvatting die u goedkeurt en het gesprek per e-mail naar ons supportteam en bewaren wij het als supportverzoek.

Uitzetten: de AI-functies voor urenomschrijvingen en samenvattingen werken alleen wanneer iemand er zelf om vraagt. Beheerders van een organisatie kunnen de hulpassistent voor hun hele organisatie uitzetten in de instellingen; daarna worden er geen vragen meer naar Anthropic gestuurd. De huisstijlkleur van een klant wordt automatisch gezocht. Kiest u zelf een kleur voor een klant, dan wordt voor die klant niets meer opgezocht.

7. Delen van gegevens en dienstverleners

Wij delen uw persoonlijke gegevens alleen in de volgende gevallen:

• Met de dienstverleners hieronder, die ons helpen bij het leveren van onze diensten
• Met koppelingen die u of uw organisatie zelf aanzet, zoals een boekhoudpakket, CRM of een AI-assistent die u met Half5 verbindt; die ontvangen de gegevens die u daarvoor toestaat
• Bij wettelijke verplichting of op verzoek van overheidsinstanties
• Bij verkoop of overdracht van ons bedrijf (na uw toestemming)

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Deze dienstverleners (subverwerkers) verwerken gegevens in onze opdracht:

• Amazon Web Services: opslag van bestanden en het versturen van e-mail (Amazon SES), zoals uitnodigingen, goedkeuringen, wachtwoordherstel en supportberichten. Gegevens: naam, e-mailadres, de inhoud van de e-mail en bestanden die u uploadt. Locatie: EU (Frankfurt).
• Stripe: betalingen voor uw abonnement. Gegevens: naam, e-mailadres en adres van uw organisatie, en uw abonnements- en betaalgegevens. Kaart- en bankgegevens voert u rechtstreeks bij Stripe in; die ontvangen wij niet.
• Sentry: foutmonitoring in de apps en op onze server. Gegevens: technische foutgegevens, zoals de foutmelding, het scherm of verzoek waarin de fout optrad, en apparaat-, besturingssysteem- en app-versie. Wij sturen geen namen of e-mailadressen mee.
• Google (Gemini API), OpenAI en Anthropic: AI-functies, zoals beschreven in paragraaf 6.

Een actueel overzicht staat op www.half5.nl/nl/subprocessors.

8. Internationale gegevensoverdracht

Wij slaan uw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een aantal dienstverleners, waaronder Stripe, Sentry en de AI-dienstverleners uit paragraaf 6, kan gegevens ook buiten de EER verwerken, met name in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gebruiken wij de waarborgen die de AVG daarvoor kent, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt via support@half5.nl meer informatie over deze waarborgen opvragen.

9. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens:

• Zolang uw account actief is
• 7 jaar na beëindiging van uw account (voor fiscale verplichtingen)
• Technische loggegevens: maximaal 12 maanden
• Gesprekken met de hulpassistent: tot 180 dagen na de laatste activiteit, of korter als u ze zelf verwijdert

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten betreffende uw persoonlijke gegevens:

• Inzage: het recht om te weten welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie: het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Wissing: het recht om uw gegevens te laten verwijderen
• Beperking: het recht om de verwerking te beperken
• Overdraagbaarheid: het recht om uw gegevens over te dragen
• Bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen verwerking
• Intrekken van toestemming: u kunt locatie- en gesprekstoestemming altijd intrekken in de app of in de instellingen van uw telefoon

Om gebruik te maken van deze rechten, kunt u contact opnemen via support@half5.nl. Gaat het om gegevens die uw werkgever in Half5 beheert, dan behandelen wij uw verzoek samen met uw werkgever.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

12. Cookies

Onze toepassing gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst. Voor andere cookies vragen wij uw toestemming.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen zullen wij u meedelen via e-mail of onze toepassing.

14. Contact en klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonlijke gegevens kunt u contact opnemen:

E-mail: support@half5.nl
Adres: Nijverheidsweg 1A, 4695RC Sint-Maartensdijk Netherlands

Als u niet tevreden bent over hoe wij uw gegevens verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.